"Менеджмент организации. Руководящие указания по обучению"

Дата введения 1 июня 2008 г.
Введен впервые

Скачать ГОСТ Р ИСО 10015-2007

Настоящий стандарт предназначен для применения при разработке, внедрении, сопровождении и постоянном улучшении стратегии и системы обучения, влияющих на качество поставляемой организацией продукции. Настоящий стандарт устанавливает руководящие указания по обучению.
Настоящий стандарт применим к организациям всех типов.
Настоящий стандарт не может быть применен в контрактах, обязательных требованиях или для целей сертификации.
Настоящий стандарт не дополняет, не изменяет или иным образом не модифицирует требования, установленные стандартами ИСО серии 9000.
Настоящий стандарт не предназначен для использования поставщиками обучения, предоставляющими услуги другим организациям.
Примечание - Основным руководством для поставщиков обучения должен быть стандарт ИСО 9004.

Поставщики обучения могут использовать настоящий стандарт, если возникает потребность в обучении их собственного персонала.

ГОСТ Р ИСО 10005-2007. Менеджмент организации. Руководящие указания по планированию качества

Скачать ГОСТ Р ИСО 10005-2007

Настоящий стандарт разработан для удовлетворения потребностей организации в руководящих указаниях по составлению планов качества в рамках разработанной системы менеджмента качества или в качестве независимого вида деятельности в области менеджмента. И в том, и в другом случае планы качества обеспечивают взаимосвязь установленных требований к процессу, продукции, проекту, контракту и рабочих методов с практической деятельностью организации по реализации продукции. План качества должен быть совместим с другими связанными планами организации.
Разработка плана качества выгодна предприятиям для повышения уверенности, что установленные требования будут выполнены, процессы находятся в управляемом состоянии и обеспечена необходимая вовлеченность персонала. На основе этой деятельности организация может лучше понять возможности для улучшения.
Стандарт не заменяет руководство, приведенное в ИСО 9004 или отраслевых документах. Если в проектах организации применяются планы качества в соответствии с настоящим стандартом, то руководящие указания должны дополнять требования ИСО 10006.
 

Эффективность работы региональных властей будет теперь оцениваться и по экологическому состоянию вверенной им территории.

Как сообщили в Министерстве природных ресурсов и экологии РФ, правительство страны включило в перечень показателей для оценки эффективности деятельности органов исполнительной власти регионов раздел «Охрана окружающей среды».

 

«Соответствующее постановление подписал председатель правительства РФ Владимир Путин», - говорится в сообщении Минприроды.

 

В частности, в новый раздел включены показатели доли хозяйствующих субъектов региона с установленными нормативами предельно допустимых выбросов загрязняющих веществ в атмосферный воздух.

 

Кроме того, будут учитываться показатели объемов выбросов от стационарных источников и зарегистрированного автотранспорта в расчете на единицу валового регионального продукта.

 

Для оценки качества вод введены показатели доли водохозяйственных участков с повышенным индексом загрязнения.

 

Оцениваться будет и качество почв путем указания доли рекультивированных земель в общей площади земель, подвергшихся нарушению, в т.ч. радиоактивному и химическому заражению.

 

К другим показателям относятся:

• доля особо охраняемых природных территорий (ООПТ) в общей площади субъектов РФ и доля расходов консолидированного бюджета субъекта РФ на охрану окружающей среды.

 

«Данное постановление принято во исполнение решений президиума Госсовета по экологии и позволит контролировать качество реализуемых мер в субъектах РФ по охране окружающей среды», - заявил директор Департамента государственной политики и регулирования в области охраны окружающей среды и экологической безопасности Ринат Гизатулин.

19 августа 2010 года в Торгово-промышленной палате Нижегородской области состоялась межрегиональная конференция «Контрафактная продукция в медицинской промышленности и способы борьбы с ней». Организаторами мероприятия выступили ТПП Российской Федерации и ТПП НО.

В конференции приняли участие

• и.о. генерального директора ТПП НО Андрей Игошев,
• главный эксперт департамента экономической безопасности и противодействия  коррупции ТПП РФ Александр Алпатов,
• начальник Управления по организации конкурсов и аукционов Нижегородской области Сергей Грачев,
• заместитель начальника Центра по борьбе с правонарушениями в сфере потребительского рынка и исполнения административного законодательства, непосредственно подчиненного ГУВД по НО, Михаил Шутов,
• начальник отдела контроля финансовых рынков, рекламы и недобросовестной конкуренции УФАС по Нижегородской области Ольга Швецова,
• начальник отдела программ развития малого предпринимательства министерства поддержки и развития малого предпринимательства, потребительского рынка и услуг Нижегородской области Сергей Стешов,
• вице-президент Нижегородской Ассоциации Медицинской промышленности «НИАСМЕД» Андрей Костров,
• представители Приволжского таможенного управления, Нижегородской таможни, прокуратуры Нижегородской области, министерства здравоохранения, министерства промышленности и инновации Нижегородской области, департамента здравоохранения г.Н.Новгорода, ГУЗ «НОЦККСЛС», научных кругов, бизнес-сообщества и др.
• Модератором конференции выступила директор департамента по работе с предпринимательскими структурами ТПП НО Ирина Доценко.

 

Открывая конференцию, Андрей Игошев отметил актуальность мероприятия в связи с особой значимостью проблемы распространения контрафактной продукции в медицинской промышленности и необходимостью решения вопросов в этой сфере. «ТПП, призванная защищать интересы представителей бизнеса, а именно добросовестных предпринимателей, не может оставаться в стороне от процессов по поддержанию режима законности.

 

Ежегодно ТПП НО проводит различные мероприятия, посвященные данному вопросу, тематическая конференция по медицинской промышленности проводится впервые на площадке Палаты, ранее были проведены несколько мероприятий по проблемам распространения контрафактных и фальсифицированных лекарственных средств», - подчеркнул он.

 

В свою очередь, Александр Алпатов указал на то, что проблема борьбы с контрафактной медицинской продукцией приобрела в последние годы особое звучание. Рынок изделий медицинского назначения достаточно разнообразен и по финансовым показателям сопоставим с фармацевтическим. Несовершенное регулирование и недооценка опасности при подделке данных изделий не позволяют эффективно и быстро противодействовать фальсификации, что несет потенциальную опасность для жизни и здоровья пациентов.

 

В ходе конференции г-н Алпатов сообщил, что в настоящее время в Государственной Думе РФ на рассмотрении находится внесенный  Правительством Российской Федерации проект федерального закона «Технический регламент «О безопасности изделий медицинского назначения». Принятие технического регламента обусловлено необходимостью предотвращения допуска на российский рынок некачественных медицинских изделий, а также необходимостью повышения конкурентоспособности отечественной продукции на мировом рынке.

 

В результате совместных усилий государственных органов власти при активном участии ТПП РФ был разработан федеральный закон «Об обращении лекарственных средств», который вступает в силу с 1 сентября 2010 года.  Закон предусматривает государственное регулирование цен на лекарства, относящиеся к категории жизненно важных и необходимых. ТПП РФ совместно с МВД России и Росздравнадзором участвовала также в подготовке проекта закона «О внесении изменений в Уголовный кодекс Российской Федерации и Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» в части усиления уголовной и административной ответственности за распространение недоброкачественных и фальсифицированных лекарственных средств.

 

В завершении выступления Александр Алпатов от имени ТПП Российской Федерации вручил статуэтку «Золотой меркурий» Нижегородской Ассоциации Медицинской промышленности «НИАСМЕД».

 

В свою очередь, Михаил Шутов отметил, что предупреждение и пресечение незаконного оборота на потребительском рынке фальсифицированных  лекарственных средств является одной из основных задач, стоящих перед Центром по борьбе с правонарушениями в сфере потребительского рынка и исполнения административного законодательства, непосредственно подчиненного ГУВД по НО. Г-н Шутов сообщил, что на территории области зарегистрировано 525 субъектов, осуществляющих фармацевтическую деятельность. Сотрудниками Центра за истекший период 2010 года проведено 97 проверок, из них совместно с контролирующими органами – 70. По результатам проведенных проверок возбуждено 2 уголовных дела по ст. 159 УК РФ, пресечено 48 административных правонарушений. Из незаконного оборота изъято лекарственных средств и медицинских препаратов более 670 единиц на сумму более 70 000 рублей.

 

Начальник отдела защиты прав и интеллектуальной собственности Приволжского таможенного управления Антон Прохоров отметил, что по состоянию на 1 июня 2010 в таможенный реестр объектов интеллектуальной собственности включено около 1700 объектов, из которых порядка 150 – зарегистрированы на медицинские препараты. Г-н Прохоров сообщил, что за период 2007-2010 годах таможенными органами выявлено и признано контрафактными около 40 млн. единиц продукции, из которых таможенными органами Приволжского региона - более 4 млн.

 

Заместитель директора по общим вопросам ГУЗ «НОЦККСЛС» Вера Сычева сообщила, что организация проводит испытание качества лекарственных средств на соответствие требованиям нормативов в специально оборудованной лаборатории, мониторинг качества лекарственных средств, находящихся в обращении на территории Нижегородской области.

Практика показывает, что мониторинг товаров при ввозе в страну через границу является наиболее эффективным способом заявления доброкачественной нефальсифицированной продукции. Тем не менее, мониторинг лекарственных средств при ввозе их на территорию Нижегородской области не имеет под собой юридической основы, так как он проводится на добровольной основе.  С 2007 года Центр добровольно начал мониторинг изделий медицинского назначения по просьбе территориального управления Росздравнадзора, создана электронная версия государственного реестра медицинских изделий. Г-жа Сычева также отметила, что необходимо внести требование о том, что прежде чем приобрести продукцию лечебное учреждение должно предоставить его на проверку в Центр контроля качества. «До тех пор, пока не будут даны указания главврачам не принимать средства медназначения без регистрационных удостоверений, ситуация не изменится. Необходимо на региональном уровне узаконить проведение мониторингов качества товаров», - заключила заместитель директора по общим вопросам ГУЗ «НОЦККСЛС» Вера Сычева.

 

В рамках конференции Андрей Костров подчеркнул необходимость взаимодействия предпринимательского сообщества и государственных органов власти по предотвращению производства и оборота на территории РФ незарегистрированных изделий медицинского назначения. Он предложил обратиться за содействием к Федеральной службе по надзору в сфере здравоохранения и социального развития в распространении запрета приобретения ЛПУ медицинской техники, сертифицированной не по коду ОКП 94 5200 «Медицинская техника» и подлежащих обязательной регистрации в Росздравнадзоре.

 

В завершении мероприятия Сергей Грачев подчеркнул необходимость диалога всех заинтересованных органов и организаций по проблеме контрафактной продукции в медицинской промышленности. Он указал на рост закупок фармацевтических изделий и особо подчеркнул, что контроль медицинской продукции необходимо осуществлять на первоначальной стадии закупки товара.

 

По итогам пленарного совещания конференции состоялся открытый диалог участников мероприятия, в рамках которого активно высказывались позиции ТПП Саратовской области, Общественного Комитета предприятий-производителей продукции медицинского назначения при ТПП НО, МИЗ им. Горького, ООО «Техстрой».

По итогам конференции подготовлен проект резолюции, который будет доработан с учетом мнения выступающих.

В начале ноября опубликовано новое издание стандарта ISO 9004 предоставляющего организациям модель "устойчивого развития" в сегодняшней постоянно меняющейся обстановке.
ISO 9004:2009, управление устойчивым развитием организации, является третьим изданием стандарта впервые опубликованного в 1987 году. Стандарт предназначен для содействия достижению устойчивого развития любой организации, независимо от размера, типа или вида деятельности.

Bob Alisic, лидер группы, об основной задаче ISO 9004:2009: "Хотя начальная цель обеспечить производство"хороших " товаров и услуг, ведущие к достижению удовлетворенности потребителей, долгосрочная цель заключается в обеспечении экономического выживания организации. Новое издание стандарта дает рекомендации, как организация должна принять системный подход к достижению этой цели."

ISO 9004:2009 дает ориентиры на постоянное повышение общей эффективности организации, и эффективности на основе процессного подхода. Он фокусируется на удовлетворении потребностей и ожиданий потребителей и других заинтересованных сторон, в долгосрочной перспективе, и в сбалансированной форме.

По сравнению с стандартом ISO 9001:2008, который обеспечивает управление качеством товаров и услуг и повышение удовлетворенности потребителей, ISO 9004:2009 предоставляет более широкие перспективы управления качеством, особенно для повышения производительности. Он будет полезен для организаций, руководство которых хотело бы выйти за рамки ISO 9001 в стремлении к постоянному совершенствованию, через удовлетворенность потребителей и других заинтересованных сторон.
ISO 9004:2009 позволяет организациям повысить качество товаров и услуг для своих потребителей путем поощрения самооценки, как важного инструмента, позволяющего организациям:

Benchmark (Теста производительности) от уровня зрелости, охватывающего руководство, стратегии, систем управления ресурсами и процессами:

• Определить свои сильные и слабые стороны
• Определение возможностей для улучшений, инноваций.
  
• Самооценка может стать ключевым элементом процессов стратегического планирования в любой организации.

Jose Dominguez, лидер ISO 9001, говорит: "Цель на удовлетворенность потребителей качеством продукции распространяются в ИСО 9004:2009 включая удовлетворенность заинтересованных сторон и деятельность организации. Комбинация из ИСО 9001 и ИСО 9004 позволит Вам получить максимальную выгоду от СМК вашей организации ".

ISO 9004:2009 заменяет ISO 9004:2000. В нем произошли существенные изменения в структуре и содержании в сравнении с предыдущим изданием на основе опыта восьми лет реализации стандарта во всем мире. Примером важного изменения (может быть и самое важное) в структуре ИСО 9004 является то, что "содержание" стандарта начинается с главы дающей указания о том, как управлять организацией, направленной на устойчивое развитие, а не с советов как построить СМК.

Хотя стандарты ISO 9004:2009 и ISO 9001:2008 дополняют друг друга, ISO 9004:2009 также может быть использован самостоятельно. Он не предназначен для сертификации третьей стороной, нормативного или договорного использования, ни в качестве руководства по сертификации в соответствии стандарта ИСО 9001:2008.

ISO 9004:2009 скачать

Правительство РФ внесло в Государственную думу проект закона «Технический регламент «О безопасности оборудования, работающего под избыточным давлением», сообщили в аппарате нижней палаты. Законопроектом предусматривается установить минимально необходимые требования к оборудованию, обеспечивающие промышленную безопасность, взрывобезопасность, механическую безопасность.

Как напоминает РИА «РосБизнесКонсалтинг», положения законопроекта предусматривают также требования к процессам проектирования, производства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, утилизации, а также правила идентификации оборудования, правила и формы оценки соответствия, в том числе схемы подтверждения соответствия.

Законопроект устанавливает правила идентификации оборудования, правила и формы оценки и подтверждения соответствия оборудования устанавливаемым требованиям, схемы подтверждения соответствия, а также круг заявителей, состав доказательственных материалов и предельные сроки оценки соответствия. Законопроект содержит также положения по предупреждению действий, вводящих в заблуждение приобретателей, а также требования к маркировке оборудования.

В настоящее время требования по безопасности оборудования, работающего под избыточным давлением, содержатся в значительном количестве нормативных технических документов, среди которых документы в области стандартизации, строительные нормы и правила, ведомственные акты, инструкции, приказы, методические указания. Содержащиеся в указанных документах требования обеспечивают безопасность в данной области технического регулирования, однако зачастую избыточны, дублируют друг друга, не согласуются между собой и создают необоснованные технические барьеры для хозяйствующих субъектов.

Принятие законопроекта будет способствовать повышению конкурентоспособности российского оборудования на мировых рынках, позволит обеспечить безопасность оборудования на уровне соответствующих современных международных требований, снизит уровень травматизма и аварийности в процессе эксплуатации оборудования.

Требования к документации

Согласно положениям стандартов ИСО система качества должна быть тщательно документирована. Документация делает систему "видимой" не только для ее разработчиков, но и для пользователей и проверяющих. Доказать соответствие системы качества установленным требованиям можно только тогда, когда система представлена в документированном виде.

В противном случае можно утверждать, что система качества отсутствует, как это следует из распространенного афоризма: "Нет документации - нет системы". Соответствующая документация системы качества необходима для решения следующих важнейших задач: - достижение требуемого качества; - оценка системы качества; - улучшение качества; - поддержание улучшений.

Под документированием системы качества понимается обоснование и разработка документов системы качества. Цель документирования системы качества заключается в создании организационно-методической и нормативной основы для построения и функционирования системы качества, соответствующей рекомендациям и требованиям стандартов семейства ИСО 9000. Основные задачи документирования приведены на рис. 1.

 

 

Рис. 1 Документация системы качества - комплект документов, необходимых для надлежащего функционирования системы качества и обеспечения качества продукции. Документом системы качества считается любой материальный носитель в системе качества, содержащий информацию и реквизиты, позволяющие идентифицировать данную информацию.

Документация системы качества должна отвечать целому ряду требований, основные из них приведены на рис. 2.

 

Рис. 2. Основные требования, предъявляемые к документации системы качества

Несоблюдение какого-либо из рассмотренных требований делает документацию системы качества неполноценной, уменьшает ее эффективность.

Структура и состав документации

Определение структуры и состава документации системы качества - один из наиболее принципиальных вопросов документирования. Условно всю документацию по системе управления качеством можно разделить на 5 уровней (рис. 3).

Эта схема, принятие которой в организации должно предшествовать разработке самой документации, не только дает представление о видах документов и их взаимосвязи, определяющих построение документов системы качества, но и устанавливает последовательность ее формирования. Из схемы видно, что формирование документации идет "от общего к частному", т. е. по свойственной системному подходу логике.

 

 

 

Рис. 3. Структура документов системы управления качеством

На первом этапе в соответствии с рекомендациями ИСО 9004-1 разрабатываются документы, регламентирующие построение системы менеджмента качества. Эту документацию следует рассматривать как базовую. Базовая документация включает в себя Общее руководство по качеству, а также общеорганизационные и обще-методические документы, касающиеся отдельных элементов системы менеджмента качества.

Очевидно, что состав элементов системы менеджмента качества может быть большим, чем это рекомендуется ИСО 9004-1 (например, за счет таких элементов, как "Управление групповой деятельностью", "Охрана окружающей среды" и др.), однако, чтобы внедрение стандартов ИСО серии 9000 было эффективным, система должна включать в себя элементы, установленные ИСО 9004-1.

Руководство по качеству (Quality Manual) является документом первого уровня. В нем излагается политика в области качества и описывается система качества организации. Руководство по качеству выступает в роли основополагающего документа системы качества и служит справочным материалом при ее поддержании в рабочем состоянии.

Первое Руководство появилось в Японии в середине 50-х годов в виде справочника по контролю для трех уровней фирменной иерархии: цеховых руководителей, ИТР и руководителей фирмы. В 1985 г. отдел электронных систем военно-воздушных сил США заменил систему военных стандартов одним руководством по качеству (ESTD 800-5), содержащим 14 способов подтверждения (демонстрации) выполнения требований ВВС в области качества.

Руководства по качеству, создаваемые западными фирмами, насыщаются самой передовой "технологией качества": статистическими методами контроля, методами планирования экспериментов, пакетами прикладных программ для ЭВМ.

Согласно ИСО 10011 Руководства по качеству могут применяться для таких целей, как:

- эффективное внедрение системы качества;

- изложение политики предприятия в области качества;

- эффективное управление процессами в системе качества;

- обеспечение нормативной основы для аудита системы качества;

- обеспечение стабильности функционирования системы качества в условиях перемен;

- подготовка персонала предприятия в области обеспечения качества;

- демонстрация предприятием соответствия своих систем качества стандартам ИСО серии 9000 в контрактных ситуациях;

- презентация системы качества.

Хотя построение Руководства по качеству не стандартизировано, оно всегда содержит: вводную часть; изложение политики предприятия в области качества либо целей и задач подразделения в этой области; характеристику структуры предприятия; разделы, описывающие организацию работ по элементам системы качества (организацию работ по обеспечению качества в подразделении); положения по пересмотру и корректировке Руководства.

Структура Руководства по качеству, как правило, аналогична структуре соответствующего стандарта ИСО на систему качества, что обеспечивает возможность работы внешних аудиторов при сертификации системы качества. В Руководстве по качеству указывается, каким образом на предприятии достигается соответствие по каждому положению стандарта ИСО.

Во избежание излишнего объема Руководства в нем делаются ссылки на утвержденные и уже использующиеся документы (стандарты, процедуры, методики, инструкции, программы качества). Форма комплектования Руководства по качеству выбирается такой, чтобы в него было легко вносить изменения.

Целесообразно, чтобы Руководство не было сброшюровано и чтобы каждый его раздел имел свою нумерацию. Так как многие виды деятельности, относящиеся к системе качества, уже документированы на предприятии, воспроизводить эти документы в Руководстве нет необходимости - достаточно дать на них соответствующие ссылки. Необходимость и объем использования в Руководстве поясняющего материала определяет его разработчик.

Подготовка Руководства по качеству осуществляется компетентной группой, уполномоченной руководителем предприятия. При подготовке выполняются следующие мероприятия:

- определяется стандарт ИСО на систему качества;

- составляется перечень процедур, реализуемых в системе качества;

- собираются сведения о системе качества от се пользователей;

- определяются структуры и формы руководства по качеству;

- классифицируются имеющиеся документы системы качества в соответствии с принятыми структурой и формой Руководства по качеству.

Документами второго уровня являются стандарты предприятия (СТП) или документированные процедуры (ДП), методики, программы качества. СТП (ДП) является нормативными документами, утверждается руководителем организации и применяется только в данной организации.

Они определяют организационные связи и обязанности подразделений и исполнителей, порядок организации и выполнения работ по обеспечению качеством, то есть регламентируют специальные функции управления качеством.

СТП (ДП) устанавливают кто, что и в какой последовательности должен делать для обеспечения качества СМР. Стандарты (процедуры) необходимо разрабатывать на такой вид деятельности, в котором участвуют несколько отделов, подразделений организации.

Они не должны дублировать функциональные обязанности отдельных подразделений. СТП (ДП) устанавливает правила, общие принципы, требования или методы, касающиеся определенных видов деятельности или объектов стандартизации. Объектами стандартизации могут быть применяемые только в данной организации:

- технологические процессы и требования к ним;

- процессы организации и управления производством, в том числе и управления качеством.

Примерами СТП могут служить: “Порядок и организация подготовки строительного производства”, “Порядок ведения технической документации на строительной площадке” и др.

Состав и количество стандартов предприятия(документированных процедур) определяется количеством специальных функций управления качеством, исходя из принятой модели системы. Для каждой организации, исходя из ее конкретных производственных условий, состав и количество стандартов предприятия(документированных процедур), а также последовательность их разработки могут быть разными.

Методика качества - документ, устанавливающий один или несколько методов (способов, приемов) осуществления определенной деятельности в системе качества. В отличие от процедуры, определяющей, главным образом, последовательность выполнения работы во времени, методика определяет один или несколько способов выполнения этой работы. Методика отвечает на вопрос: как (каким образом) делать? Примерами методик по качеству могут служить: "Методика оценивания качества проекта", "Методика обследования объекта аудита", "Методика анализа дефектов и отказов продукции" и др.

Инструкция по качеству - документ, содержащий требования к действиям, которые необходимо выполнить в системе качества. Рабочие инструкции (по закупкам, контролю качества, проведению технологических операций и др.) носят, как правило, более детализированный, чем процедуры, характер.

Примером рабочих инструкций по качеству могут служить: "Составление отчета по результатам внутреннего аудита", "Подготовка к работе контрольно-измерительного средства", "Нанесение на изделие защитного покрытия" и др. Чаще всего рабочие инструкции содержат подробное описание способов выполнения индивидуальных заданий.

Такие инструкции необходимы в том случае, если их отсутствие может оказать прямое воздействие на качество продукции. В отличие от Руководства по качеству и общеорганизационных (общеметодических) процедур рабочие инструкции являются оперативными документами.

Инструкции, как и другие документы системы качества, являются контролируемыми документами. Следует отметить, что иногда потребитель включает в контракт условие о необходимости контроля отдельных требований к выполняемым работам. В этих случаях разрабатываются специальные инструкции или процедуры, которые заменяют или дополняют существующие документы системы качества.

План качества (англ. Quality plan) - документ, регламентирующий конкретные меры в области качества, ресурсы и последовательность деятельности, относящейся к специфической продукции, проекту или контракту (ИСО 8402).

Каждый план качества - это определенная модель развития (или сохранения) объекта планирования; выполнение плана качества - доказательство развития (или сохранения) объекта планирования. В зависимости от назначения планы качества подразделяются на планы менеджмента качества и планы обеспечения качества.

В зависимости от периода времени, на который рассчитывается действие плана различают планы качества: перспективные (стратегические), текущие (годовые) и оперативные. Перспективные планы качества разрабатываются на длительный период времени (3, 5 и более лет).

Разработка таких планов связана с решением масштабных проблем в области качества (создание продукции с принципиально новым качественными характеристиками, совершенствование системы качества, освоение новой стратегии в области качества и др.).

Текущие планы разрабатываются на 1 год. Разработка таких планов связана с выполнением сложного контракта, с поддержанием системы качества в рабочем состоянии, непрерывным улучшением качества, контролем выполнения важных мероприятий, предусмотренных стратегическим планом качества.

Оперативные планы разрабатываются на период менее одного года и связаны они с проблемами качества, решение которых требует сравнительно непродолжительного времени и с несоответствиями, требующими их незамедлительного устранения.

В ряде случаев, когда речь идет о достаточно сложных (проблемных) и длительных работах, план качества представляют в виде программы качества. При этом в плане качества, наряду с мерами, ресурсами и последовательностью действий, указывают цель плана, а также средства и методы выполнения действий. Так, согласно ИСО 9004-1, программа качества должна определять:

- цели в области качества (например, определенные характеристики или технические требования

- однородность, эффективность, эстетические показатели, продолжительность цикла, затраты, природные ресурсы, коэффициент использования, надежность и др.);

- этапы процессов, которые составляют основу деятельности предприятия (для отображения процесса может использоваться маршрутная карта или схема);

- конкретное распределение ответственности и полномочий на различных этапах программы;

- использование конкретных документированных процедур и инструкций;

- соответствующие программы испытаний, контроля, анализа и проверки на тех или иных этапах программы;

- документированную процедуру внесения изменений и поправок в программу по мере ее реализации;

- методику оценки уровня достижения целей, установленных программой;

- другие меры, обеспечивающие достижение целей, установленных программой.

Программы качества являются нормой для отраслей промышленности, где применяются высокие технологии или изготовление и применение продукции связано с риском для жизни. Примерами программ качества могут служить широко распространенные в отечественной практике комплексно-целевые (перспективные и годовые программы) "Качество".

Рекомендации по разработке программ качества применительно к специфической продукции, проекту или контракту приведены в ИСО 9004-5. Согласно стандарту, программы качества используются для подтверждения того, что конкретные требования к качеству продукции (проекта, контракта) соответствующим образом планируются и выполняются.

Программа качества может быть использована также в конкретных ситуациях для демонстрации заказчику, как будут выполняться конкретные требования к качеству специфического контракта.

Для каждого из указанных видов документов в организации устанавливается процедура его разработки. Не менее важным является и установление единых требований к построению, содержанию, изложению и оформлению определенного вида документа. Это позволяет:

- обеспечить четкое информационное восприятие документов;

- обеспечить легкую идентификацию и быструю прослеживаемость документов;

- предотвратить появление в документах избыточной информации;

- облегчить пользователям документов поиск необходимых сведений.

Предлагается следующий типовой состав структурных элементов в выше приведенных документах (таблица 1).

Типовой состав структурных элементов СТП

 

Наименование элемента	Характеристика элемента
1	2
Титульный лист*	Содержание и оформление элементов по ГОСТ Р 1.5-92
Предисловие*
Содержание
Введение	Обоснование причин разработки документа. В Руководстве по качеству дополнительно приводятся общие сведения об организации и самом документе в соответствии с ИСО 10013
Наименование*
Область применения	Содержание и оформление элементов по ГОСТ Р 1.5-92
Нормативные ссылки Определения Обозначения Сокращения
Задачи, подлежащие решению	Описание задач (комплексов задач), которые необходимо решить для достижения конкретных целей в области качества с указанием ссылок на конкретные положения Политики в области качества, пункты руководства по качеству и стандарта, регламентирующего модель обеспечения качества
Полномочия*, ответственность и взаимодействия	Описание схем делегирования полномочий, ответ-ственности и взаимодействия персонала, выпол-няющего, контролирующего, проверяющего и ру-ководящего решением поставленных задач
Основная часть *:	Описание деятельности применительно к регламен-тируемому элементу системы качества или кон-кретному комплексу задач
Требования... или Порядок..., или Правила... и т.п.
Требования к документации и данным *	Описание состава, содержания, порядка разработки и оформления документации и данных, применяе-мых при выполнении требований основной части нормативного документа или ссылки на данные описания, если они приведены в других норматив-ных документах системы качества
Распределение*	Перечень подразделений и ответственных лиц ор-ганизации, являющихся пользователями документа и которым должны выдаваться документ и все, по-следующие к нему изменения
Приложения	Содержание и оформление элемента по ГОСТ Р 1.5-92
Справка для пользователя	Путеводитель для пользователя документа, оформ-ляемый в соответствии с указаниями ИСО 10013
Библиография	Содержание и оформление документа по ГОСТ Р 1.5-92
Подписной лист*
Перечень документов	Перечень документов системы качества, на которые в тексте имеются ссылки.
Список ревизий (редак-ций)	Приводится номер, дата и причина ревизий. Номера страниц подвергшихся ревизии

 

Примечание: * Обязательные элементы любого нормативного документа системы качества.

Построение, изложение, оформление и содержание СТП должны соответствовать требованиям ГОСТ.

Следующими видами документов в системе управления качеством является положение о структурных подразделениях и должностные инструкции. Количество положений о структурных подразделениях и должностных инструкций определяется самой строительной организацией.

Могут разрабатываться и применяться в практической деятельности положения такие, как, например:

- положение о службе управления качеством;

- положение о комиссии по качеству;

- положение об отделах строительной организации;

- положение о метрологической службе и др.

Основой, на которой базируются вышеперечисленные документы, являются документы 4 и 5 уровня. К ним можно отнести Законы РФ, все СНиПы и ГОСТы, а также др. нормативные и справочные документы.

Управление документацией и данными о качестве

Согласно требованиям стандартов ИСО 9000 организация должна установить и поддерживать в рабочем состоянии процедуру управления всеми документами и регистрационными данными о качестве. Вместе с тем приводимые в стандартах ИСО указания не охватывают всех работ по управлению документацией.

Наиболее полное представление о содержании этого процесса может быть получено на основе функционального подхода к управлению. Известно, что при любом управлении выполняются следующие общие функции: планирование, организация, контроль, регулирование, учет и анализ.

Детализация этих функций применительно к управлению документацией позволяет установить состав и последовательность необходимых в этом случае работ (табл. 2).

Таблица 2. Основные стадии и работы по управлению документацией

Основные стадии управления документацией и данными о качестве	Работы по управлению документацией
Планирование разработки документов	Определение состава документов; Составление планов разработки и пересмотра документов
Организация разработки документов	Разработка и согласование документов; Разработка и согласование документов; Утверждение документов; Введение в действие документов; Обеспечение документами их пользователей
Контроль документов	Контроль правильности изложения и оформления документов; Проверка выполнения требований документов
Регулирование документов	Внесение изменений и дополнений в документы; Ревизия документов; Пересмотр документов; Поддержание документов в рабочем состоянии; Отмена документов
Учет документов	Регистрация документов и данных о качестве; Хранение документов и данных о качестве
Анализ документов	Анализ документации

 

Ссылка по теме:

ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007_Менеджмент организации. Руководство по документированию системы менеджмента качества

В данной статье освещены темы, которые помогут пользователям стандартов ИСО серии 9000:2000 понять концепции и смысл «процессного подхода» к системам менеджмента качества. Он не ограничен требованиями ИСО 9001:2000 и не предназначен для того, чтобы предоставлять руководство для проведения оценки соответствия. Его не следует интерпретировать в качестве источника дополнительных требований к тем требованиям, которые содержатся в ИСО 9001:2000.


1. Введение

Новые стандарты ИСО 9000:2000 способствуют принятию процессного подхода при разработке, внедрении и улучшении системы менеджмента качества (СМК). Процессный подход отражен в структуре ИСО 9004:2000 «Системы Менеджмента Качества. Руководящие указания по улучшению деятельности» и ИСО 9001:2000 «Системы Менеджмента Качества. Требования». "20-ти элементная" структура ИСО 9001:1994 была заменена этой системой менеджмента качества, основанной на процессах, которая схематически показана на рисунке 1 (см. ниже).




Данный документ-руководство пытается объяснить простым языком, что имеется в виду под процессом, какие процессы могут взаимодействовать внутри системы и как цикл Планируй-Делай-Проверяй-Воздействуй (цикл PDCA) может использоваться для менеджмента этих процессов. Даются примеры процессов системы менеджмента качества, а также руководство по внедрению процессного подхода в отношении требований ИСО 9001:2000.

[pagebreak]

2. Понимание процессного подхода

Один из восьми принципов менеджмента качества, на которых основана серия стандартов ИСО 9000:2000, относится к "Процессному подходу" и формулируется следующим образом:

Процессный подход: Желаемый результат достигается более результативно, когда видами деятельности и связанными с ними ресурсами управляют как процессом.


Пункт 3.4.1 ИСО 9000:2000 определяет "Процесс" как "Совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы".
ПРИМЕЧАНИЕ 1. Входы в процесс обычно являются выходами других процессов.
ПРИМЕЧАНИЕ 2. Процессы в организации (3.3.1) обычно планируются и проводятся в управляемых условиях с целью добавления ценности.

Входы и выходы могут быть материальными (осязаемыми) и нематериальными (неосязаемыми). Примеры входов и выходов могут, среди других, включать оборудование, материалы, компоненты, энергию, информацию и финансовые ресурсы. Для осуществления деятельности внутри процесса должны выделяться соответствующие ресурсы. Для сбора информации и данных, чтобы анализировать функционирование процесса, а также входных и выходных характеристик, может использоваться система измерения.




ИСО 9001:2000 подчеркивает важность для организации идентифицировать, внедрить, управлять и постоянно повышать результативность процессов, которые необходимы для системы менеджмента качества, а также управлять взаимодействием этих процессов, чтобы достигать целей организации. ИСО 9004:2000 направляет организацию за пределы требований ИСО 9001:2000, фокусируясь на улучшении деятельности. Он содержит рекомендации наряду с результативностью оценивать и эффективность процессов.

Результативность и эффективность процессов могут быть оценены через процессы внутреннего и внешнего анализа и оценены по шкале зрелости. Эти шкалы типично ранжируют степень зрелости от «отсутствие формализованной системы» до «деятельность, соответствующая лучшим компаниям в своем классе». Преимуществом такого подхода является то, что результаты можно документировать и над ними можно осуществлять мониторинг во времени, чтобы достигать цели улучшения. Было разработано большое количество таблиц зрелости для различного применения. Одна такая модель содержится в Приложении А к ИСО 9004:2000 «Руководящие указания по самооценке».

[pagebreak]

3. Цикл PDCA и процессный подход

Цикл «Планируйте-Делайте-Проверяйте-Воздействуйте» впервые был разработан в 20-х годах ХХ века Уолтером Шухартом (Walter Shewhart) и позже популяризирован У.Эдвардсом Демингом (W. Edwards Deming). По этой причине на него часто ссылаются как на «Цикл Деминга». Существует большое количество литературы о цикле PDCA на многих языках и пользователям стандартов ИСО семейства 9000:2000 рекомендуется обратиться к ней для более глубокого понимания этой концепции.

Концепция PDCA присутствует во всех сферах нашей профессиональной и личной жизни и используется постоянно, формально или неформально, сознательно или подсознательно во всем, что мы делаем. Каждая деятельность, неважно, насколько она простая или сложная, подпадает под этот никогда не прекращающийся цикл:



В контексте системы менеджмента качества PDCA является динамичным циклом, который может быть применен внутри каждого процесса организации, а также по отношению к системе процессов в целом. Он тесно ассоциируется с планированием, внедрением, управлением и постоянным улучшением как процессов реализации (создания) продукции, так и других процессов системы менеджмента качества.

Поддержание в рабочем состоянии и постоянное повышение способности процессов может быть достигнуто путем применения концепции PDCA на всех уровнях внутри организации. Эта концепция применяется в равной степени к стратегическим процессам высокого уровня, таким как планирование системы менеджмента качества или анализ со стороны руководства, и к простым производственным видам деятельности, осуществляемым как часть процессов создания продукции.

Примечание к Пункту 0.2 ИСО 9001:2000 объясняет, что цикл PDCA применяется к процессам следующим образом:

"Планируйте" установите цели и процессы, необходимые для получения результатов в соответствии с требованиями потребителя и политикой организации;
"Делайте" внедрите процессы;
"Проверяйте" проводите мониторинг процессов и продукции и измеряйте их по отношению к политике, целям и требованиям к продукции и сообщайте о [полученных] результатах;
"Воздействуйте" предпринимайте действия по постоянному улучшению функционирования процессов.



[pagebreak]

4. Понимание системного подхода к менеджменту

Вторым важным принципом менеджмента качества, который тесно связан с процессным подходом, является системный подход к менеджменту, который заявляет, что «Идентификация, понимание и управление взаимосвязанными процессами как системой способствует результативности и эффективности организации при достижении ее целей». В этом контексте система менеджмента качества включает в себя ряд взаимосвязанных процессов. Процессы, необходимые для системы менеджмента качества, включают не только процессы создания продукции (те процессы, которые непосредственно вносят вклад в изготовление («делание») продукции или предоставление услуги), но также ряд процессов менеджмента, мониторинга и измерения, таких, как менеджмент ресурсов, коммуникация, внутренний аудит, анализ со стороны руководства и другие процессы. Это можно схематически представить рисунком 4, на котором более детально представлены процессы, которые типично входят в состав системы менеджмента качества и распределены между разделами 4 - 8 ИСО 9001:2000 и ИСО 9004:2000.



Отдельные процессы редко изолированы друг от друга. Выходы от одного процесса типично формируют часть входов в последующие процессы, как это показано на рисунке 5.



Взаимодействия между процессами организации часто могут быть сложными, приводящими в результате к сети взаимозависимых процессов. Входы и выходы этих процессов часто могут относиться как к внешним, так и к внутренним потребителям. Пример сети с взаимодействующими процессами показан на рисунке 6. Модель этой сети процессов иллюстрирует, что потребители играют значительную роль в определении требований как входов. Обратная связь от потребителя по удовлетворенности или неудовлетворенности выходом процесса является существенным входом к процессу постоянного улучшения СМК.



Отметим, что цикл PDCA может быть применен как к каждому отдельному процессу, так и к сети процессов в целом. Некоторые важные процессы системы менеджмента качества могут не иметь прямого взаимодействия с внешним потребителем. Процесс "F" на рисунке 6, например, может быть процессом внутреннего аудита, анализа со стороны руководства, поддержания в рабочем состоянии оборудования или процессом подготовки персонала.

[pagebreak]

5. Внедрение процессного подхода в отношении требований ИСО 9001:2000

Пункт 0.2 в ведении ИСО 9001:2000 заявляет, ссылаясь на процессный подход:
"Такой подход, когда он применяется в рамках системы менеджмента качества, подчеркивает важность:
a) понимания и выполнения требований,
b) необходимости рассматривать процессы с точки зрениях добавленной ценности,
c) достижение [запланированных] результатов выполнения процесса и его результативности, а также
d) постоянного улучшения процессов на основе объективного измерения."
Дополнительное разъяснения предоставлены в пункте 2.3 ИСО 9000:2000.

В контексте ИСО 9001:2000 процессный подход включает процессы, необходимые для создания продукции, и другие процессы, необходимые для результативного внедрения системы менеджмента качества, в т.ч., среди прочих, такие как процесс внутреннего аудита, процесс анализа со стороны руководства, процесс анализа данных и процесс менеджмента ресурсов. Все процессы могут управляться, пользуясь концепцией PDCA.

Требования к этим процессам заявлены в следующих разделах ИСО 9001:2000:

• 4 Система менеджмента качества
• 5 Ответственность руководства
• 6 Менеджмент ресурсов
• 7 Создание продукции
• 8 Измерение, анализ и улучшение

Общие требования к системе менеджмента качества определены в пункте 4.1 ИСО 9001:2000.

Ниже приводится руководство по тому, какие вопросы может задать себе организация, чтобы выполнить эти требованиям. Подчеркивается, что эти вопросы являются только примерами и их не следует интерпретировать в качестве единственного способа для удовлетворения эти требований:

а) Идентифицируйте процессы, необходимые для системы менеджмента качества, и их применение по всей организации.
• Что является процессами, необходимыми для нашей системы менеджмента качества (СМК)?
• Кто является потребителями каждого процесса (внутренние и/или внешние потребители)?
• Что является требованиями этих потребителей?
• Кто является "владельцем" процесса?
• Какие-нибудь из этих процессов являются субподрядными?
• Что является входами и выходами для каждого процесса?

b) Установите последовательность и взаимодействие этих процессов.
• Что является общим потоком наших процессов?
• Как мы можем его описать? (Карты процессов или блок-схемы?)
• Что является интерфейсами между процессами?
• Какая документация нам нужна?

c) Установите критерии и методы, требуемые для обеспечения того, что как функционирование, так и управление этими процессами являются результативными.
• Что является характеристиками предполагаемых и не предполагаемых результатов процесса?
• Что является критериями для мониторинга, измерения и анализа?
• Как мы можем включить это в планирование нашей СМК и процессы создания продукции?
• Что является экономическими аспектами (затраты, время, отходы и т.п.)?
• Какие методы являются подходящими для сбора данных?

d) Обеспечьте наличие ресурсов и информации, необходимых для осуществления и мониторинга этих процессов.
• Что за ресурсы необходимы для каждого процесса?
• Что является каналами коммуникации?
• Как мы можем предоставлять внешнюю и внутреннюю информацию о процессе?
• Как мы получаем обратную связь?
• Какие данные нам необходимо собирать?
• Какие записи нам необходимо сохранять?

e) Проводите мониторинг, измеряйте и анализируйте эти процессы.
• Как мы можем проводить мониторинг функционирования процесса (способность процесса, удовлетворенность потребителей)?
• Какие измерения необходимы?
• Как мы можем анализировать собранную информацию наилучшим образом (статистические методы)?
• Что говорят нам результаты этого анализа?

f) Предпринимайте действия, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов.
• Как мы можем улучшить процесс?
• Какие корректирующие и/или предупреждающие действия необходимы?
• Осуществлены ли эти корректирующие/предупреждающие действия?
• Они являются результативными?

6. Документирование процессов

Процессы существуют внутри организации, и при первоначальном подходе следует ограничиться их идентификацией и управлением наиболее подходящим способом. ИСО 9001:2000 требует, чтобы все процессы, "необходимые для системы менеджмента качества", управлялись в соответствии с пунктом 4.1 Общие требования. Не существует "каталога" или перечня процессов, которые должны быть документированы. Каждой организации следует определить, какие процессы следует документировать на основании требований ее потребителей и соответствующих регулирующих и законодательных требований, характера ее деятельности и ее общей корпоративной стратегии.

При определении того, какие процессы следует документировать, организация может рассмотреть такие факторы, как:

• влияние на качество
• риск неудовлетворенности потребителей
• законодательные и/или регулирующие требования
• экономический риск
• результативность и эффективность
• компетентность персонала
• сложность процессов

В тех случаях, когда обнаруживается необходимость документировать процессы, могут использоваться различные методы, такие как графические представления, письменные инструкции, контрольные перечни вопросов, блок-схемы, наглядная информация или электронные методы.
Дополнительное руководство по требованиям к документации ИСО 9001:2000 дается в «Руководстве по требованиям ИСО 9001:2000 к документации».

Перевод осуществлен В.В. Алексиным
под редакцией В.А. Качалова

В данной статье представлены комментарии к пунктам стандарта ИСО 9001:2008.

1. Введение

При пересмотре стандартов семейства ИСО 9000 наиболее важными целями были две:

a) разработка упрощенного комплекта стандартов, которые в равной степени будут применимы как к малым, так и к средним и большим организациям, и

b) чтобы объем и степень детализации требуемой стандартами документации в большей степени соответствовали желаемым результатам функционирования процессов организации.

 

Стандарт ИСО 9001:2008 «Системы менеджмента качества – Требования» достиг этих целей, и задача этого дополнительного руководства - объяснить смысл той части этого нового стандарта, которая относится к документации.

В ИСО 9001:2008 значительно снижены требования к документации, и он является гораздо менее предписывающим, чем редакция этого стандарта от 1994 года. Он предоставляет организации больше гибкости в выборе способа документирования своей системы менеджмента качества (СМК). Это позволяет каждой отдельной организации разрабатывать минимальное количество документации, необходимой для того, чтобы демонстрировать эффективное планирование, функционирование и управление ее процессами, а также внедрение и постоянное улучшение результативности ее СМК.Особо обращаем внимание на то, что ИСО 9001 требует (и всегда требовал) «документированную систему менеджмента качества», а не «систему документов».

2. Что является "документом"? - Определения и ссылки

Некоторыми основными целями документации организации, вне зависимости от того, внедрила она официально СМК или нет, является следующие:

а) Распространение информации как инструмент для передачи и обмена информацией. Тип и объем документации будет зависеть от характера продукции и процессов организации, степени формализации систем коммуникации и уровня коммуникационных навыков внутри организации, а также от культуры организации.

б) Доказательство соответствия предоставление доказательств, что то, что планировалось, было действительно сделано.

в) Распространение знаний чтобы распространять и сохранять опыт организации. Типичным примером могут быть технические условия (спецификации), которые могут использоваться в качестве базы для проектирования и разработки новой продукции.

Перечень обычно используемых терминов, относящихся к документации, представлен в Приложении А (термины взяты из ИСО 9000:2008). Следует подчеркнуть, что согласно пункту 4.2 Требования к документации ИСО 9001:2008 документы могут быть на носителе любой форме или типа, при этом в определении термина "документ" в пункте 3.7.2 ИСО 9000:2005 даются следующие примеры носителей:

• бумага
• магнитный носитель
• электронный или оптический компьютерный диск
• фотография
• эталонный образец

Для дальнейшего руководства пользователи могут также обратиться к ISO/TR 10013 «Руководящие указания для документации систем менеджмента качества».

3. Требования ИСО 9001:2008 к документации

Раздел 4.1 Общие требования

ИСО 9001:2008 требует, чтобы организация «создала, документировала, внедрила и поддерживала в рабочем состоянии систему менеджмента качества, а также постоянно повышала ее результативность в соответствии с требованиями данного международного стандарта».

 

Раздел 4.2.1 Общие положения объясняет, что документация по системе менеджмента качества должна включать:

a) документально оформленные заявления о политике в области качества и целях в области качества

b) руководство по качеству

c) документированные процедуры, требуемые данным международным стандартом

d) документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, функционирования и управления ее процессами, и

e) записи, требуемые данным международным стандартом.

Примечания 1 после раздела 4.2.1 поясняют, что в тех случаях, когда стандарт конкретно требует "документированную процедуру", процедура должна быть создана, документирована, внедрена и поддерживаться в рабочем состоянии. Здесь также подчеркивается, что объем документации СМК может отличаться в одной организации от другой в зависимости от:

• размера организации и видов деятельности

• сложности процессов и их взаимодействия между собой, и

• компетентности персонала.

 Все документы, которые являются частью СМК, должны управляться согласно раздела 4.2.3 ИСО 9001:2008, или, в случае записей, являющихся особым видом документов, согласно раздела 4.2.4.

[pagebreak]

4. Руководство по разделу 4.2 ИСО 9001:2000

Следующие комментарии предназначены для того, чтобы помочь пользователям ИСО 9001:2008 понять смысл общих требований к документации данного международного стандарта.

a) Документально оформленные заявления о политике и целях в области качества:

• Требования к политике в области качества определены в разделе 5.3 ИСО 9001:2008. Документированная политика в области качества должна управляться согласно требованиям раздела 4.2.3. Некоторым организациям, которые, может быть, впервые пересматривают свою политику в области качества, для того чтобы удовлетворять требованиям ИСО 9001:2008, необходимо будет уделить особое внимание разделам 4.2.3 (c), (d) и (g).

• Требования к целям в области качества определены в разделе 5.4.1 ИСО 9001:2008. Эти документированные цели в области качества также подчиняются требованиям к управлению документами раздела 4.2.3.

b) Руководство по качеству

• Раздел 4.2.2 ИСО 9001:2008 устанавливает минимальное содержание для руководства по качеству. Выбор формата и структуры руководства является решением самой организации, и будет зависеть от ее размера, уровня культуры и сложности. Некоторые организации могут решить использовать руководство по качеству для других целей, помимо тех, которые связаны с просто документированием СМК.

• Небольшая организация может посчитать подходящим для себя включить в одно руководство по качеству полное описание всей своей СМК, включая все документированные процедуры, требуемые стандартом.

• Крупным и транснациональным организациям могут потребоваться несколько руководств на глобальном, национальном или региональном уровнях, и более сложная иерархия документации.

• Руководство по качеству является документом, который должен управляться согласно требованиям раздела 4.2.3.

c) Документированные процедуры:

ИСО 9001:2008 непосредственно требует, чтобы организация имела "документированные процедуры" для следующих шести видов деятельности:

• 4.2.3 Управление документами

• 4.2.4 Управление записями

• 8.2.2 Внутренний аудит

• 8.3 Управление несоответствующей продукцией

• 8.5.2 Корректирующие действия

• 8.5.3 Предупреждающие действия

• Эти документированные процедуры должны управляться согласно требованиям раздела 4.2.3.

• Некоторые организации могут посчитать более удобным для себя объединение процедур по нескольким видам деятельности в одну документированную процедуру (например, корректирующие действия и предупреждающие действия). Другие могут решить документировать деятельность, используя более чем одну документированную процедуру (например, внутренние аудиты). И то, и другое является приемлемым.

• Некоторым организациям (особенно большим организации или организациям с достаточно сложными процессами), для того чтобы внедрить эффективную СМК, могут потребоваться дополнительные документированные процедуры (особенно в отношении процессов создания продукции).

• Другим организациям могут потребоваться и дополнительные процедуры, однако размеры и/или уровень культуры организации могут позволить ей эффективно внедрить такие процедуры без их обязательного документирования. Вместе с тем, чтобы продемонстрировать соответствие ИСО 9001:2008, организация должна быть в состоянии предоставить объективные доказательства (не обязательно документированные) того, что ее СМК внедрена эффективно.

d) Документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, функционирования и управления ее процессами:

• Для того чтобы продемонстрировать эффективное внедрение своей СМК, организации может потребоваться разрабатывать документы, отличающиеся от документированных процедур. При этом единственными документами, конкретно упомянутыми в ИСО 9001:2008, являются:

• Политика в области качества (раздел 4.2.1.a)
• Цели в области качества (раздел 4.2.1a)
• Руководство по качеству (раздел 4.2.1.b)
• документация, включая записи, определенная организацией как необходимая для гарантии результативного планирования, выполнения и управления своих процессов (раздел 4.2.1.d)

• Существует несколько требований ИСО 9001:2008, при реализации которых организация могла бы добавить ценность к своей СМК и демонстрировать соответствие путем подготовки некоторых других документов, несмотря на то, что стандарт конкретно их не требует. Примерами таких документов могут быть:

• Карты процессов, блок-схемы процессов и/или описания процессов

• Организационные схемы

• Технические условия

• Рабочие инструкции и/или инструкции по проведению испытаний

• Документы, описывающие внутреннюю коммуникацию

• Производственные планы-графики

• Перечни допущенных поставщиков

• Планы проведения контроля и испытаний

• Планы качества

• Все такие документы должны в соответствии с областью применения управляться согласно требованиям раздела 4.2.3 и/или 4.2.4.

e) Записи:

• Примеры записей, непосредственно требуемых ИСО 9001:2008, даны в Приложении Б.

• Организации вправе создавать для себя другие записи, которые могут быть необходимы для того, чтобы демонстрировать соответствие своих процессов, продукции и системы менеджмента качества.

• Требования к управлению записями отличаются от требований к управлению другими документами - все записи должны управляться согласно требованиям раздела 4.2.4 ИСО 9001:2008.

5. Организации, готовящиеся к внедрению СМК

Следующие комментарии могут быть полезными для организаций, которые находятся в процессе внедрения СМК и желают удовлетворять требованиям ИСО 9001:2008.

• Для организаций, которые находятся в процессе внедрения или еще только собираются внедрить СМК, новый стандарт ИСО 9001:2008 особо подчеркивает значение процессного подхода, который включает в себя: 

 

 

 

 

 

 

 

 

Идентификацию процессов, необходимых для эффективного внедрения системы менеджмента качества

Понимание взаимодействий между этими процессами

Документирование процессов в такой степени, которая необходима для обеспечения эффективного функционирования и управления. (Возможно, для документирования процессов вполне будут подходить карты процесса. Однако, подчеркивается, что документированные карты процессов не являются требованием ИСО 9001:2008)

• Эти процессы включают те процессы, относящиеся к менеджменту, ресурсам, созданию продукции и измерениям, которые связаны с эффективным функционированием СМК.
• Основой для определения объема документации, необходимой для системы менеджмента качества, должен быть анализ процессов, учитывающий требования ИСО 9001:2008. Не должно быть документации, которая правит процессами.

6. Организации, желающие адаптировать имеющуюся СМК

Следующие комментарии предназначены для того, чтобы помочь организациям, которые в настоящее время имеют СМК, отвечающие требованиям ИСО 9001:2000 или 9002:1994, в понимании тех изменений в документации, которые могут потребоваться при переходе к ИСО 9001:2008 или облегчить этот переход.

• Организации с уже имеющейся СМК не нужно будет переписывать всю свою документацию, чтобы удовлетворить требования ИСО 9001:2008. В особенности это касается тех организаций, которые структурировали свою СМК на основе эффективной деятельности, использующей процессный подход. В этом случае существующая документация уже может быть адекватной и на нее можно будет просто сослаться в пересмотренном руководстве по качеству.

• Организации, которая не использовала процессный подход в прошлом, понадобится уделить особое внимание определению ее процессов, их последовательности и взаимодействию.

• Поскольку ИСО 9001:2008 является менее предписывающим, чем редакция стандартов от 2000 года, то организация может быть в состоянии провести некоторое упрощение и/или объединение существующих документов, чтобы упростить свою СМК.

[pagebreak]

7. Демонстрация соответствия ИСО 9001:2008

 

 

 

 

 

Организациям, желающим продемонстрировать соответствие требованиям ИСО 9001:2008 с целью сертификации/регистрации, по контрактным или другим причинам, важно помнить о необходимости предоставления доказательств эффективного внедрения СМК.

• Организации могут быть способны демонстрировать соответствие, не нуждаясь в создании объемной документации.

• Для того чтобы заявить соответствие ИСО 9001:2008, организация должна предоставить объективные свидетельства результативности своих процессов и своей системы менеджмента качества. Раздел 3.8.1 ИСО 9000:2005 определяет «объективное свидетельство» как «данные, подтверждающие существование или истинность чего-либо» и отмечает, что «объективное свидетельство может быть получено путем наблюдения, измерения, испытания или другими способами».

• Объективные свидетельства не обязательно зависят от существования документированных процедур, записей или других документов, кроме тех случаев, которые непосредственно указаны в ИСО 9001:2008. В некоторых случаях (например, в разделе 7.1(d) Планирование создания продукции и в разделе 8.2.4 Мониторинг и измерение продукции) сама организация может устанавливать, какие записи необходимы для того, чтобы предоставить эти объективные свидетельства.

• В тех случаях, когда организация не имеет специальной внутренней процедуры для определенного вида деятельности и это не требуется стандартом (например, пункт 5.6 Анализ со стороны руководства), то допустимо выполнять эту деятельность, используя в качестве основы соответствующий раздел ИСО 9001:2008. В этих ситуациях как внутренние, так и внешние аудиты могут использовать текст ИСО 9001:2008 для целей оценки соответствия.

ПРИЛОЖЕНИЕ. Записи, требуемые ИСО 9001:2008

5.6 Анализ со стороны руководства
6.2.2(e) Образование, подготовка, навыки и опыт
7.1(d) Свидетельства того, что процессы создания продукции и получаемая продукция удовлетворяют требованиям
7.2.2 Результаты анализа требований, относящихся к продукции, и действия, вытекающие из этого анализа
7.3.2 Входные данные для проектирования и разработки, относящиеся к требованиям к продукции
7.3.4 Результаты анализа проектирования и разработки и всех необходимых действий
7.3.5 Результаты верификации проекта и разработки и всех необходимых действий
7.3.6 Результаты валидации проекта и разработки и всех необходимых действий
7.3.7 Результаты анализа изменений проекта и разработки и всех необходимых действий
7.4.1 Результаты оценки поставщиков и всех необходимых действий, вытекающие из этой оценки
7.5.2(d) Если требуется организации, чтобы продемонстрировать валидацию процессов в тех случаях, когда конечные выходные данные не могут быть верифицированы последующим мониторингом или измерением
7.5.3 Однозначная идентификация продукции в тех случаях, когда прослеживаемость является требованием
7.5.4 Собственность потребителя, которая утеряна, повреждена или когда обнаружено, что она стала непригодной для использования
7.6(а) База, используемая для калибровки или поверки измерительного оборудования, в тех случаях, когда не существует международных или национальных эталонов измерения
7.6 Достоверность результатов предыдущих измерений, если обнаруживается, что измерительное оборудование не соответствует требованиям
7.6 Результаты калибровки и поверки измерительного оборудования
8.2.2 Результаты внутренних аудитов и последующие действия
8.2.4 Указание лиц(а), санкционирующих выпуск продукции
8.3 Характер несоответствий продукции и все последующие предпринятые действия, включая полученные разрешения на отклонения
8.5.2 Результаты корректирующих действий
8.5.3 Результаты предупреждающих действий

Пункт ИСО 9001:2008		Требуемые стандартом виды записей по качеству		Пример реализации записей по качеству
5.6.1		Анализ со стороны руководства		Протокол анализа результативности СМК
6.2.2 (е)		Сведения об образовании, подготовке, квалификации и практическом опыте		Сертификаты, аттестаты, данные кадрового учета
7.1 ( d )		Доказательства, что требования к процессам по выпуску продукции и требования к продукции выполнены		Акт сдачи-приемки работ
7.2.2		Результаты анализа требований, относящихся к продукции и действия, вытекающие из этого анализа		Протокол анализа рисков, Согласующие подписи в заявке на подготовку договора
7.3.2		Входные данные для проектирования и разработки, относящиеся к требованиям к продукции		ТЗ, задание на разработку, проектирование
7.3.4		Результаты анализов проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми		Протоколы анализа необходимых стадий проекта, заключение по проекту, результаты экспертизы проекта
7.3.5		Результаты проверки проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми		Подписи на проектных материалах , замечания по проекту
7.3.6		Результаты утверждения проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми		Акт приемки опытного образца, подписи на проектных материалах
7.3.7		Результаты анализа изменений проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми		Протокол изменений, лист изменений
7.4.1		Результаты оценки поставщиков и все действия, признанные необходимыми на основе этих оценок		Протокол оценки, утвержденный список поставщиков
7.5.2 ( d )		Записи по валидации процессов производства и обслуживания		Разделы или пункты в технологических картах процессов, программах качества
7.5.3		Сведения об особой идентификации продукции, для которой требуется прослеживаемость		Маркировка, бирки
7.5.4		Сведения о собственности потребителя, которая утеряна, повреждена или по другим причинам найдена неподходящей для использования		Извещение о браке, дефектная ведомость, акт списания в брак
7.6		Записи результатов калибровки и поверки		Свидетельство о калибровке, график поверки, паспорт на прибор
8.2.2		Результаты внутренних аудитов и последующие действия		Отчет об аудите, протоколы отклонений
8.2.4		Сведения, указывающие лицо или лиц, ответственных за выпуск продукции		Накладные приёмки, акт приёмки ОТК, сертификат соответствия, подпись ответственного за выпуск продукции
8.3		Характер несоответствий и все предпринятые последующие действия, включая сделанные уступки		Классификатор дефектов, карточки разрешений на отклонения, акт списания в брак, Протоколы контроля работ, Акт сдачи-приемки работ
8.5.2 ( e )		Результаты корректирующих действий		Отметка в контрольной карточке, отметка в плане корректирующих действий
8.5.3 ( d )		Результаты предупреждающих действий		Отметка в контрольной карточке, отметка в плане предупреждающих действий

изменения: Р.Е. Мелихов

 

При создании структуры (мировой) предприятия необходимо не только определить функции каждой структурной единицы, но и закрепить их в соответствующем документе. Положение о структурном подразделении как раз и является документом, определяющим: порядок создания подразделения, правовое положение подразделения в организационной структуре предприятия, задачи и функции подразделения, права подразделения, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, ответственность подразделения.

Поэтому обязанности по разработке положений могут быть возложены на отдел кадров, юридический отдел и пр. Нельзя сказать, что законодательством установлены требования к составлению и оформлению положения о структурном подразделении. И это правильно, потому что предприятие должно самостоятельно создавать свою управленческую стратегию. Практикой выработано несколько моделей положений о подразделениях предприятия. Одной из наиболее распространенных является модель, которая содержит следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Структура и штатная численность подразделения.
3. Задачи подразделения.
4. Функции подразделения.
5. Права подразделения.
6. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями предприятия.
7. Ответственность подразделения.

 

Рассмотрим основные элементы текста на примере оформления положения по приведенной модели.

Макет положения

(1) Наименование предприятия, организации, учреждения. Наименование предприятия (организации, учреждения), являющегося автором документа, должно соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, его также указывают в документе, но помещают ниже полного (в скобках). В том случае, если автором является обособленное структурное подразделение предприятия (филиал, представительство), его наименование располагают ниже наименования предприятия. Напомним, что согласно статье 55 Гражданского кодекса РФ филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Под представительством, в свою очередь, понимается обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.

(2) Гриф об утверждении. Положения об основных структурных подразделениях предприятия утверждает директор. Положение о подразделении в составе основного подразделения (например, бюро в составе отдела) может утверждать руководитель основного подразделения, если такое полномочие отражено в его должностной инструкции или положении о возглавляемом им подразделении.

Гриф утверждения документа должен состоять из:

1. слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);
2. наименования должности лица, утверждающего документ;
3. подписи, инициалов, фамилии должностного лица;
4. даты утверждения.

Как правило, приказом директора предприятия о создании структурного подразделения одновременно утверждается и положение. В этом случае гриф утверждения состоит из:

1. слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек);
2. наименования утверждающего документа в именительном падеже;
3. даты документа и его номера. Например: УТВЕРЖДЕНО Приказ Генерального директора ООО "Согласие" от 22.03.00 № 31

(3) Наименование структурного подразделения. Если слово "ПОЛОЖЕНИЕ" является наименованием вида документа, то реквизит (3) представляет собой заголовок к тексту. Он включает краткое содержание документа и согласуется с наименованием вида документа. Например, положение о финансовом отделе. Структурное подразделение предприятия - официально выделенный орган управления частью предприятия с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за выполнение возложенных на него задач. В данном случае речь идет о структурных единицах предприятия, не обладающих полными признаками юридического лица и не являющихся обособленными подразделениями.

Различают следующие виды структурных подразделений:

1. Управления.
2. Службы.
3. Отделы
4. Цеха.
5. Отделения.
6. Бюро.
7. Лаборатории.
8. Секторы.
9. Участки.

Создание того или иного подразделения зависит от различных факторов. Прежде всего, это списочная численность работников. Обоснование создания подразделения, как правило, увязывается с нормативами численности работников. Они как раз и предназначены для определения необходимой численности работников того или иного подразделения, установления должностных обязанностей, распределения работы между исполнителями. Так, например, на предприятиях со среднесписочной численностью работников свыше 700 человек создаются бюро охраны труда при штатной численности работников 3-5 единиц (включая начальника) или отдел - при штатной численности работников от 6 единиц.

В то же время на ряде предприятий создание отделов охраны труда допускается при нормированной численности работников не менее 4-х штатных единиц. Если обратиться к организационной структуре федеральных органов исполнительной власти, то можно найти там следующую зависимость: штатная численность управления не может быть менее 20 единиц, отдела не менее 10 единиц, отдела (в составе управления) не менее 5 единиц, отделения - не менее 2 единиц.

В структуру управления не могут входить менее 3 отделов. Следует отметить, что создание таких структурных подразделений, как управления, характерно для органов государственной власти и муниципальных органов. На частных предприятиях наиболее распространенным является структурирование на отделы. Нормативы штатной численности предприятие определяет самостоятельно.

Однако нельзя не учитывать тот факт, что дробление организационной структуры и штатной численности предприятия на мелкие подразделения в количестве 2-3 человек, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к "размазыванию" ответственности руководителей всех уровней за принятые ими решения. В то же время увеличение степени ответственности вызывает ответную реакцию у руководителей подразделений, а именно требования о повышении заработной платы.

Теперь, о наименовании структурного подразделения. Оно обозначает основное направление деятельности. Существует несколько подходов к установлению наименований подразделений. Прежде всего это наименования, которые содержат указание вида подразделения и основное его функциональное направление, - например, "финансовый отдел", "планово-экономический отдел", "отдел организации и оплаты труда", "отдел кадров" и т.д.

Наименование подразделения может быть производным от наименований должностей главных специалистов, возглавляющих эти подразделения, - например, "отдел главного технолога", "отдел главного механика" и т.д. В то же время практикой выработаны емкие наименования без указания на вид подразделения - например, "канцелярия", "главная бухгалтерия", "архив". К таковым относятся также и цехи.

Будучи производственным подразделением предприятия, цех может выпускать различные виды продукции. В этом случае к слову "цех" присоединяется наименование продукции, например, "колбасный цех", или плюс ко всему - основная производственная операция - например, "цех по производству фитопрепаратов", "цех по сборке кузовов автомобилей", "цех по розливу водки", и т.д.

Следует отметить, что в законодательстве нет жесткой регламентации наименований структурных подразделений предприятия. Одним из способов установления наименований подразделений является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит наименования руководителей общих для всех отраслей экономики подразделений (начальников отделов, заведующих лабораториями, и т.д.).

Некоторую помощь в определении наименования можно получить обратившись к Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, тем более что наименования должностей должны устанавливаться в строгом соответствии с этим классификатором. В том случае, если перед структурным подразделением ставятся задачи, соответствующие задачам двух или более подразделений, то это отражается в наименовании - например, "финансово-бухгалтерский отдел", "финансово-экономический отдел", "отдел маркетинга и сбыта", и т.д.

(4) Содержание раздела "Общие положения".

В данном разделе отражаются:

1. Место подразделения в структуре предприятия. Подразделение может быть как самостоятельным, так и входить в состав более крупной структурной единицы. Например, отдел главного механика является самостоятельным структурным подразделением, а вот в его состав могут входить более мелкие подразделения (бюро, секторы, участки). Образцы положений, приводимые в настоящем издании, сориентированы на различные предприятия. Поэтому отдельные подразделения выведены как самостоятельные, хотя зачастую они входят в состав более крупных подразделений (например, подразделение послепродажного обслуживания продукции, рекламное подразделение, как правило, является структурными единицами отдела маркетинга или сбыта).

2. Порядок создания и ликвидации подразделения. Как правило, подразделение создается по приказу директора предприятия. Однако решение о создании подразделения может приниматься и учредителями. Если в первом случае, распорядительным документом является приказ, то во втором это может быть протокол собрания учредителей или решение.

3. Подчиненность подразделения. В зависимости от того, насколько самостоятельно подразделение, определяется его подчиненность. Как правило, технические подразделения подчиняются техническому директору (главному инженеру); производственные - заместителю директора по производственным вопросам; финансовые, планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения - заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком "раскладе" непосредственно директору предприятия подчиняется канцелярия или отдел документационного управления, отдел кадров. Если же у директора предприятия нет заместителей, на которых возлагается обязанность управления отдельными группами подразделений, то ему подчиняются все основные структурные единицы. Если подразделение (участок, сектор) входит в состав более крупного подразделения (отдела), то оно подчиняется руководителю этого подразделения (начальнику отдела, главному механику и пр.).

4. Руководство подразделением. Руководству может быть посвящен только один пункт, например, "финансовый отдел возглавляет начальник". В том случае, если разработчики положения хотят ограничиться только одним предложением, следует указать и порядок назначения на должность руководителя. Между тем руководство подразделением не ограничивается указанием руководящего лица. Дело в том, что положение о структурном подразделении это своего рода должностная инструкция руководителя (начальника отдела, заведующего бюро). Поэтому здесь следует указать квалификационные требования к руководителю (образование, стаж, квалификационную категорию), наличие заместителей, их количество, порядок распределения между ними должностных обязанностей. Мы уже говорили о том, что существует несколько моделей положений о структурных подразделениях. В ряде из них руководству подразделением посвящены целые разделы, в которых указываются обязанности и права руководителя подразделения и определяется его персональная ответственность.

5. Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности. В зависимости от того, какие функции, выполняет подразделение, определяется и перечень документов. Например, для главной бухгалтерии специальным и первоочередным документом является Федеральный закон "О бухгалтерском учете", а для отдела по защите информации - Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации". Подразделение предприятия также должно руководствоваться внутренними документами (уставом предприятия, положением о подразделении). В том случае, если трудовые отношения на предприятии регулируются Положением о персонале, этот документ также указывается в перечне.

6. Иное. В положениях о структурных подразделениях может приводиться перечень основных понятий и определений. Это характерно для подразделений, выполняющих специфические функции. Так, в положение об отделе по защите информации следует включить пояснения основных терминов "утечка информации", "объект информации", "противодействие", и т.д. Такая расшифровка особенно необходима в тех случаях, когда в состав подразделения входят специалисты, выполняющие работы, не связанные с основными его задачами (например, экономист в отделе по защите информации).

(5) Содержание раздела "Структура и штатная численность".

Здесь необходимо отобразить структуру подразделения, указать порядок ее формирования и утверждения. Первоначальное предложение о дроблении подразделения на более мелкие функциональные единицы, как правило следует от руководителя подразделения. Оно согласовывается с отделом организации и оплаты труда, отделом кадров и представляется должностному лицу, которому подчиняется отдел, либо напрямую директору предприятия для утверждения. Почему в положении о подразделении необходимо отразить порядок формирования и утверждения структуры? Потому что в процессе деятельности подразделения структура может пересматриваться и соответственно изменяться вплоть до полного упразднения. Порядок утверждения штатной численности подразделения практически тот же. Между тем штатная численность подразделения может утверждаться тем же приказом (решением), что и само подразделение, и оформляться в виде приложения к положению. Структуру подразделения можно отразить различными способами. Прежде всего это текстовой способ. Так, пункт о структуре отдела главного механика на предприятии, производящем ветеринарные препараты, может быть следующим: "В состав отдела главного механика входят следующие подразделения: ремонтно-механический участок, участок по обслуживанию и ремонту холодильных установок, участок по ремонту и обслуживанию санитарно-технических систем". Структуру можно также представить в виде схемы, в которой отражены структурные единицы подразделения, и по возможности взаимосвязи между ними. Не всегда структурное подразделение подвергается дроблению. В этом случае в разделе "Структура и штатная численность" указываются либо группы специалистов, выполняющие работы по отдельным направлениям, либо отдельные специалисты. При выполнении конкретных функций, группам могут присваиваться определенные наименования (например, группа финансового анализа в составе финансового отдела). Возглавляется группа, как правило, ведущим специалистом или специалистом более высокой категории по должностному наименованию в данной группе. В этом же разделе следует отразить порядок утверждения положений о структурных единицах подразделения, распределения обязанностей между работниками подразделения, утверждения должностных (функциональных) инструкций работников, и т.д.

(6) Содержание раздела "Задачи".

В этом разделе перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие направление его деятельности. Действующий в настоящее время Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих не содержит указание на то, что его нормы могут использоваться при составлении положений о структурных подразделениях. Действовавшими ранее тарифно-квалификационными характеристиками (ТКХ) по должностям работников различных отраслей экономики предусматривалось, что ТКХ служат основой при составлении положений о структурных подразделениях, определяющих роль и место подразделений на предприятиях, в организациях и учреждениях. Между тем если взять квалификационные характеристики руководителей структурных подразделений, то зачастую уже первым предложением к разделу "Должностные обязанности" определены функции отдела. Например, в квалификационной характеристике начальника юридического отдела, в числе обязанностей указано: "Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов". Это, в принципе и есть основная задача юридического отдела - обеспечение законности в деятельности предприятия и защита его правовых интересов. Задачи подразделения могут и "выходить" за пределы должностных обязанностей его руководителя. Чаще всего это имеет место при создании объединенных подразделений (например, рекламно-информационного отдела, финансово-экономического отдела). В этом случае задачи объединяются. Если в состав подразделения входят структурные единицы, отвечающие за отдельные направления, то задачи регламентируются подробно для того, чтобы затем в соответствии с каждой из выделенных задач можно было определить функции каждой такой единицы.

(7) Содержание раздела "Функции".

В этом разделе перечисляются основные действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач. Его содержание может в полной мере основываться на разделе "Должностные обязанности" квалификационной характеристики руководителя структурного подразделения. Еще раз напомним, что положение о структурном подразделении является своего рода должностной инструкцией руководителя подразделения, а соответственно использование квалификационной характеристики только поможет определить функции отдела в целом. В то же время именно в этом разделе положения должна отражаться специфика предприятия. Поэтому, наряду с общими функциями необходимо подробно определить специальные, обусловленные деятельностью предприятия. Раздел "Функции" может создаваться не только как "генеральная определяющая" деятельности предприятия, но и как управленческий инструмент. В ряде положений о структурных подразделениях следует подробно расписать и каждую функцию, и способы ее реализации, при этом не забыть об очередности выполнения каждой функции. Среди образцов, приведенных в данном издании, есть положения, разработанные по этой методике - положение о юридическом отделе, положение об отделе маркетинга, и ряд других.

(8) Содержание раздела "Права".

Здесь приводится перечень прав как самого подразделения, так и его руководителя.

Среди общих прав подразделения следующие:

1. Давать структурным подразделениям и отдельным специалистам указания по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

2. Требовать и получать от других структурных подразделений предприятия необходимые документы и материалы (информацию) по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

3. Вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию подразделения, а также по другим вопросам, не требующим согласования с руководителем предприятия.

4. Представительствовать от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции подразделения, во взаимоотношениях государственными и муниципальными организациями, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.

5. Проводить и участвовать в совещаниях по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

6. В необходимых случаях, при решении вопросов, связанных с поручением руководства предприятия, привлекать в установленном порядке к совместной работе сотрудников других подразделений предприятия.

7. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

Специальные права подразделения зависят от его функций и задач. Заметим, что специальные права по сути своей представляют собой обязанности. Между тем довольно часто возникают сложности в тех случаях, когда, скажем одно подразделение совершает определенные служебные действия по отношению к другому.

Очень редко можно услышать "это не в компетенции финансового отдела", зато гораздо чаще звучит "финансовый отдел не имеет права". Для того чтобы избежать таких ситуаций разработчики положений о структурных подразделениях вводят в числе специальных прав функциональные обязанности. Так, например, финансовый отдел имеет право не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству, нарушают договорную и финансовую дисциплину без соответствующего распоряжения директора предприятия и начальника юридического отдела.

Однако, это не столько право, сколько обязанность. Но фиксация данного действия как права является одним из способов избежать конфликта между финансовым отделом и другими подразделениями предприятия. С другой стороны, право не всегда реализуют (на то оно и право), а это в свою очередь может привести к тому, что отдел охраны окружающей среды может проверить производственное подразделение, а может и не проверить, отдел контроля качества может реализовать свое право прекратить приемку продукции ненадлежащего качества, а может и не реализовать.

В образцах, приводимых в настоящем издании, целью, прежде всего, является устранение возможности возникновения конфликтов внутри коллектива предприятия. Поэтому большинство специальных прав подразделений необходимо рассматривать как функциональные обязанности. В разделе "Права", можно отразить и такой вопрос, как согласование с подразделением отдельных документов. Например, в положении о планово-экономическом отделе: "Проекты приказов, положений, инструкций и других документов, затрагивающих вопросы экономической работы, структурных единиц подразделения и штатов подлежат обязательному согласованию с планово-экономическим отделом".

Теперь о правах руководителя подразделения. Поскольку в своей деятельности он руководствуется положением о подразделении, необходимо более подробно определить его должностные права.

В перечень его прав могут входить следующие:

1. Вносить предложения в отдел кадров (если только это не сам отдел кадров) и руководству предприятия о перемещении работников подразделения, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности структурного подразделения.

3. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению деятельности предприятия и совершенствованию методов работы коллектива, замечания по деятельности других структурных подразделений. Среди прав руководителя структурного подразделения необходимо отразить и перечень документов, визируемых или подписываемых руководителем, - например: "Начальник финансового отдела визирует все документы, связанные с финансовой и хозяйственной деятельностью предприятия (планы, договоры, отчеты, сметы, справки, пр.)." Разработчики положения о структурном подразделении по согласованию с подразделением, для которого разрабатывается положение, могут оформить перечень визируемых или подписываемых руководителем подразделения документов в виде отдельного приложения.

(9) Содержание раздела "Взаимоотношения (служебные связи)".

В процессе решения задач, поставленных перед подразделением, выполнения функций, возложенных на него, и реализации прав, предоставленных ему, между структурным подразделением и другими подразделениями предприятия возникают функциональные отношения (устанавливаются служебные связи). Определение служебных связей или схем взаимодействия структурных подразделений достаточно трудоемкое дело на только что образованном предприятии. Со временем связи "шлифуются" и в положения о структурных подразделениях вносятся соответствующие изменения и дополнения. Конечно, можно ограничиться фразой "Подразделение взаимодействует с другими подразделениями предприятия". Но когда начнут формироваться взаимоотношения, окажется, что неизвестно в каком направлении взаимодействуют подразделения, как часто, на каком уровне (на уровне руководителей или на общем уровне). Поэтому и отнестись к данному разделу следует с пристальным вниманием.

Как правило, взаимодействие между подразделениями может выражаться в следующем:

1. В совершении совместных действий. Например, коллегиальная разработка проектов документов, проведение научно-исследовательских работ. Для этого из каждого подразделения выделяются работники и они совместно выполняют определенные работы.

2. В совершении согласованных действий. Например, проект документа разрабатывается одним структурным подразделением и передается в другие структурные подразделения для согласования.

3. В совершении встречных действий. Например, одно подразделение (хозяйственный отдел) представляет другому подразделению (канцелярию) в распоряжение и пользование материальные ценности (канцелярские принадлежности). Встречным действием канцелярии будет представление в хозяйственный отдел отчета об использовании материальных ценностей.

4. В совершении действий, обусловленных функциональными особенностями подразделений. Например: предоставление финансовому отделу отчетов о расходовании средств, выделенных на содержание подразделения, планово-экономическому отделу - сведений, необходимых для составления производственных планов, главной бухгалтерии - документов и материалов, необходимых для учета; получение от канцелярии указаний о требованиях к оформлению документов, от отдела маркетинга - документов и материалов для участия в выставках, ярмарках.

Если в разделе "Взаимоотношения (служебные связи)" отразить вопросы "получения" и "предоставления", то вопросы "совместной разработки (работы, проведения)" можно оформить в виде отдельных решений руководителей структурных подразделений.

С целью исключения дублирования и "параллелизма" функций положение о структурном подразделении, в котором выполнение отдельных функций связано с другими подразделениями должно визироваться руководителями соответствующих структурных подразделений. Причем не просто визироваться в ознакомительном порядке, а с полной и детальной выверкой текстов положений. Безусловно, это определенные затраты времени. Однако этим и достигается главная цель управления предприятием - четкая регламентация функций каждого подразделения.

В приводимых в издании образцах положений, мы попытались максимально полно отобразить взаимоотношения подразделений на уровне информационных и документационных потоков. Но на предприятии, может и не быть производственных и технических подразделений (например, предприятия по оказанию финансовых услуг). Поэтому в положениях о подразделениях, общих для всех отраслей (отделе кадров, канцелярии, и пр.) не "расписаны" взаимоотношения с производственными и техническими подразделениями.

В том случае, если разрабатывается положение о структурной единице подразделения, порядок определения взаимоотношений более сложный. Обусловлено это тем, что руководитель, скажем, отдела должен знать, что "творится" в бюро, входящих в отдел. Определить взаимоотношения внутри подразделения между линейными единицами легче, нежели предусмотреть схему взаимодействия, скажем, бюро инвестиций в составе финансового отдела с планово-экономическим отделом. Такого рода взаимодействия определяются в положении о бюро инвестиций, и там же отражается порядок согласования "внешних" действий с начальником финансового отдела. Наряду с информационными и документационными потоками в этом разделе, можно (а в некоторых случаях - следует) отразить периодичность и сроки представления информации, документов, материальных ценностей. Не помешает и определение порядка разрешения разногласий, возникающих между подразделениями.

(10) Содержание раздела "Ответственность".

При разработке этого раздела следует вновь вспомнить о том, что ответственность руководителя структурного подразделения определяется положением о подразделении. В первую очередь руководитель несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом своих функций.

На него также возлагается персональная ответственность за:

1. Соответствие законодательству издаваемых подразделением, и подписываемых руководителем инструкций, указаний и других правовых актов.

2. Организацию в подразделении оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилам и инструкциями, а также использование информации сотрудниками подразделения строго в служебных целях.

3. Своевременность и качество исполнения документов и поручений руководства предприятия.

4. Создание условий для производственной деятельности сотрудников подразделения.

5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в подразделении и соблюдение правил пожарной безопасности.

6. Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины. Данный раздел может строиться по другому принципу.

Так, на руководителя подразделения возлагается персональная ответственность в случае:

1. Несоответствия законодательству правовых актов, издаваемых подразделением.

2. Необеспечения или ненадлежащего обеспечения руководства предприятия информацией о деятельности подразделения.

В приведенном примере, исходя из правил русского языка и юридической фразеологии, следовало бы указать "руководитель подразделения привлекается к ответственности в случае...". Но как показывает опыт, такая формулировка вызывает "беспокойство" у начальников подразделений. Вместе с тем закрепление в положениях видов дисциплинарной, административной, и при необходимости уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения, положительно сказывается на качестве и своевременности выполняемых им функций.

Не всегда следует разделять ответственность отдела и ответственность руководителя. Для положений об отдельных подразделениях следует предусмотреть и коллективную ответственность. Так, целесообразно ввести коллективную ответственность отдела по защите информации за сохранность сведений, составляющих государственную или коммерческую тайну как своего предприятия, так и контрагентов предприятия, за обеспечение прикрытия информации, имеющей конфиденциальный характер. Для большинства подразделений предприятия, в положении следует зафиксировать, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.

(11) Подпись руководителя структурного подразделения.

В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное, на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

(12) Согласование.

Мы уже отмечали, что положение о структурном подразделении, выполнение функций которого связано с другими подразделениями, должно визироваться руководителями соответствующих структурных подразделений. Даже если визы согласования занимают не одну страницу, не следует отвергать возможность установления эффективной модели управления предприятием.

Если свою визу после правовой экспертизы проставит начальник юридического отдела или юрисконсульт предприятия, можно говорить и о юридической "чистоте" положения. Необязательно, но рекомендуется предусмотреть графу ознакомления работников подразделения с положением, или графу о доведении положения до работников подразделения.

Например: Настоящее Положение доведено до (Ф.И.О. сотрудников отдела; дата) * * * Рассмотренная выше модель положения о структурном подразделении является наиболее распространенной. По ней и подготовлены образцы, приведенные в данном издании.

Реже применяемой, но в то же время характеризующейся более подробной регламентацией, является модель, при которой в положение о структурном подразделении входят следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Цели и задачи подразделения.
3. Функции подразделения.
4. Права и обязанности подразделения.
5. Ответственность подразделения.
6. Взаимодействия и связи.
7. Имущество и средства подразделения.
8. Трудовые отношения.
9. Организация работ.
10. Структура и штатная численность подразделения.
11.Финансирование работ и материально-техническое обеспечение подразделения.

Разработка положения по данной модели достаточно трудоемка и не всегда целесообразна. Текст положения о структурном подразделении может не разделяться на отдельные блоки (разделы, статьи). Однако, в нем должны быть определены порядок образования подразделения, его правовое положение, задачи и функции, права и обязанности, взаимоотношения с другими подразделениями, ответственность.
Д.Л. Щур, Л.В. Труханович

Источник - http://www.hr2you.ru/clause/clause/26660/